Welche Dokumente brauche ich für die MRN-Schließung?
Die MRN-Schließung erfordert bestimmte Dokumente und Informationen - abhängig vom Hafen, der Art der Sendung und möglichen Sonderfällen. In diesem Artikel finden Sie eine vollständige Checkliste, die Ihnen hilft, alle Unterlagen griffbereit zu haben.
Grunddokumente - immer benötigt
Unabhängig vom Hafen oder der Art der Sendung benötigen Sie für jede MRN-Schließung folgende Basisinformationen:
| Dokument / Information | Beschreibung | Erforderlich? |
|---|---|---|
| MRN-Nummer | 18-stellige Movement Reference Number aus der Ausfuhranmeldung | Pflicht |
| Buchungsbestätigung | Booking Confirmation der Reederei mit Buchungsnummer | Pflicht |
| Containernummer(n) | Die der MRN zugeordneten Containernummern | Pflicht |
| Ausgangshafen | Der Hafen, über den die Ware das EU-Zollgebiet verlässt | Pflicht |
| Voraussichtliches Abfahrtsdatum | ETD des Schiffes | Empfohlen |
Zusätzliche Dokumente nach Hafen
Je nach Ausgangshafen können zusätzliche Informationen oder Referenznummern erforderlich sein:
Hamburg
- Z-Nummer - Zollnummer im Hamburger Hafensystem
- B-Nummer - zusätzliche Hafenreferenznummer
- Ggf. Angabe des Terminals (CTA, CTB, CTH, CTT)
Bremerhaven
- BHT-Nummer - Registrierungsnummer im Bremerhavener Hafensystem
- Ggf. Angabe des Terminals (CT I-IV)
Rotterdam
- Booking Reference - Muss exakt mit dem Hafensystem übereinstimmen
- Angabe des Terminals (ECT Delta, ECT Euromax, APMT, RWG)
- Bei grenzüberschreitenden Exporten: Land der Ausfuhranmeldung
Antwerpen
- APCS-Referenz - Referenznummer im Antwerpener Hafensystem
- Angabe des Terminals (PSA, MPET, DP World)
Optionale, aber empfohlene Dokumente
Die folgenden Dokumente sind nicht zwingend erforderlich, können aber bei problematischen Fällen die Bearbeitung beschleunigen:
- Bill of Lading (B/L) - Bestätigt die Verladung und den Bestimmungshafen
- CMR-Frachtbrief - Nachweis des Transports zum Ausgangshafen
- Ausfuhranmeldung (Kopie) - Vollständige Kopie der Ausfuhranmeldung mit allen Positionen
- Handelsrechnung (Commercial Invoice) - Zur Verifizierung der Warenbeschreibung und des Werts
- Packliste - Detaillierte Aufstellung der Waren pro Container
Sonderfälle: Gefahrgut, Kühlcontainer, Umleitung
Gefahrgut (IMO-Ladung)
Bei Gefahrgut-Sendungen benötigen Sie zusätzlich:
- IMO-Erklärung (Dangerous Goods Declaration)
- Sicherheitsdatenblatt (Safety Data Sheet)
- UN-Nummer und Gefahrgutklasse
- Ggf. Verpackungszertifikat
Gefahrgut muss im Hafensystem gesondert angemeldet werden. Fehlt die IMO-Anmeldung, kann dies die MRN-Schließung blockieren.
Kühlcontainer (Reefer)
Bei Kühlcontainern sind zusätzlich relevant:
- Temperaturvorgabe und ggf. Belüftungseinstellung
- Phytosanitäres Zeugnis (bei Lebensmitteln und Pflanzen)
- Ggf. Gesundheitszeugnis (bei tierischen Produkten)
Umleitung (Diversion)
Wenn der Container über einen anderen Hafen als den ursprünglich geplanten ausgeführt wird:
- Bestätigung der Umleitung von der Reederei
- Tatsächlicher Ausgangshafen
- Ggf. neue Buchungsbestätigung
- Ursprüngliche Ausfuhranmeldung (ggf. muss die Route aktualisiert werden)
Was übernimmt der Dienstleister?
Bei Beauftragung eines spezialisierten Dienstleisters müssen Sie sich nicht um alle Dokumente selbst kümmern. In der Regel übermitteln Sie nur:
- MRN-Nummer
- Buchungsbestätigung oder Buchungsnummer
Der Dienstleister übernimmt dann:
- Prüfung des MRN-Status im Hafensystem
- Verknüpfung mit der Buchung und dem Container
- Registrierung im Hafensystem (falls fehlend)
- Koordination mit Terminal und Reederei bei Problemen
- Monitoring bis zum Erhalt des Ausgangsvermerks
Übersichtliche Checkliste
| Dokument | Standardfall | Gefahrgut | Kühlcontainer | Umleitung |
|---|---|---|---|---|
| MRN-Nummer | Pflicht | Pflicht | Pflicht | Pflicht |
| Buchungsbestätigung | Pflicht | Pflicht | Pflicht | Pflicht |
| Containernummer | Pflicht | Pflicht | Pflicht | Pflicht |
| IMO-Erklärung | - | Pflicht | - | - |
| Sicherheitsdatenblatt | - | Pflicht | - | - |
| Temperaturvorgabe | - | - | Pflicht | - |
| Phytosanitäres Zeugnis | - | - | Ggf. | - |
| Umleitungsbestätigung | - | - | - | Pflicht |
| B/L | Empfohlen | Empfohlen | Empfohlen | Empfohlen |
Häufig gestellte Fragen
Welche Dokumente brauche ich mindestens für die MRN-Schließung?
Mindestens: die MRN-Nummer (18-stellig), die Buchungsbestätigung der Reederei und die Containernummer(n). Bei einem spezialisierten Dienstleister reichen in der Regel diese drei Informationen aus.
Brauche ich das Bill of Lading (B/L) für die MRN-Schließung?
Das B/L ist für die reguläre MRN-Schließung nicht zwingend erforderlich. Es wird jedoch als zusätzlicher Nachweis empfohlen und kann bei problematischen Fällen benötigt werden.
Welche zusätzlichen Dokumente brauche ich bei Gefahrgut?
Bei Gefahrgut (IMO-Ladung) benötigen Sie zusätzlich: die IMO-Erklärung (Dangerous Goods Declaration), das Sicherheitsdatenblatt und ggf. UN-Nummer und Gefahrgutklasse.
Was passiert, wenn mein Container umgeleitet wurde?
Bei einer Umleitung muss die Route im Zollsystem aktualisiert werden. Sie benötigen: die Bestätigung der Umleitung von der Reederei, den tatsächlichen Ausgangshafen und ggf. eine neue Buchungsbestätigung.
Muss ich als Exporteur alle Dokumente selbst zusammenstellen?
Nein. Bei einem spezialisierten Dienstleister müssen Sie in der Regel nur die MRN-Nummer und die Buchungsbestätigung übermitteln. Der Dienstleister prüft die Daten im Hafensystem und beschafft die weiteren Informationen eigenständig.
Siehe auch
MRN schließen - Service | Ausgangsvermerk fehlt - was tun? | MRN schließen Kosten | Ausfuhrnachweis
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