Ausfuhrnachweis und USt-Befreiung - was Exporteure wissen müssen
Die Ausfuhr von Waren aus dem EU-Zollgebiet berechtigt zur Umsatzsteuerbefreiung gemäß §4 Nr. 1a UStG. Voraussetzung ist ein Beleg, der nachweist, dass die Waren tatsächlich das Zollgebiet verlassen haben. Der Standardbeleg ist der Ausgangsvermerk, der vom ATLAS-System erzeugt wird.
Ausgangsvermerk als primärer Ausfuhrnachweis
Der Ausgangsvermerk (in Polen heißt das Pendant CC599C) ist der vom ATLAS-System erzeugte Beleg, der den Warenausgang aus der EU bestätigt. Gemäß §6 Abs. 1 UStG (Ausfuhrlieferung) und §13 UStDV (Belegnachweis) muss der Exporteur diesen Nachweis führen, um die Steuerbefreiung in Anspruch nehmen zu können.
Konkret muss der Ausgangsvermerk vorliegen:
Frist 1 - Primäre Frist
Vor Abgabe der USt-Voranmeldung für den Voranmeldungszeitraum, in dem die Ausfuhrlieferung ausgeführt wurde.
Frist 2 - Verlängerte Frist
Wenn der Ausgangsvermerk nicht bis zur primären Frist vorliegt, kann die Ausfuhrlieferung unter bestimmten Voraussetzungen im folgenden Voranmeldungszeitraum berücksichtigt werden, sofern der Nachweis bis dahin erbracht wird.
Ausgangsvermerk bei keiner Frist erhalten
Wenn der Ausgangsvermerk zu keiner Frist vorliegt, muss der Exporteur die Lieferung mit dem regulären Steuersatz von 19% erklären - die Steuerbefreiung gemäß §4 Nr. 1a UStG entfällt.
Alternativbelege - §13 UStDV und §§8-17 UStDV
Der Ausgangsvermerk ist nicht der einzige zulässige Beleg. Gemäß §13 UStDV (Belegnachweis bei Ausfuhrlieferungen in Verbindung mit §§8-17 UStDV) kann der Exporteur den Ausfuhrnachweis auch durch andere Dokumente führen, sofern diese den physischen Warenausgang aus dem EU-Zollgebiet zweifelsfrei belegen.
Zulässige Alternativbelege (bestätigt durch Rechtsprechung und Verwaltungsanweisungen):
- Zolldokumente des Drittlands - z. B. Einfuhrzollanmeldung, die die Verzollung beim Käufer bestätigt
- Transportdokumente mit Zustellbestätigung - CMR, B/L, AWB mit Empfangsbestätigung
- Lieferbestätigung des Käufers im Drittland
- Track & Trace des Frachtführers mit Zustellnachweis
- Hafensystembelege über die Verschiffung
- Bankbelege über Zahlungseingang für in ein Drittland gelieferte Waren (als ergänzender Nachweis)
USt-Berichtigung nach späterem Erhalt des Ausgangsvermerks
Wenn der Exporteur zunächst den regulären Steuersatz von 19% anwenden musste und später den Ausfuhrnachweis erhält, kann er die USt-Voranmeldung berichtigen.
Die Berichtigung umfasst:
- Einreichung einer berichtigten USt-Voranmeldung für den Zeitraum, in dem die Lieferung mit 19% erklärt wurde
- Erklärung der Lieferung als steuerbefreite Ausfuhrlieferung
- Geltendmachung des Differenzbetrags (zu viel gezahlte USt)
Beispiel: Ausfuhr im Januar 2026 - USt-Entstehung Januar 2026 - Berichtigung möglich bis 31.12.2030.
Was bedeutet ein fehlender Ausgangsvermerk für Ihr Unternehmen?
Szenario 1: Ausgangsvermerk liegt rechtzeitig vor
Standardfall. Sie wenden die Steuerbefreiung gemäß §4 Nr. 1a UStG in der USt-Voranmeldung für den Lieferzeitraum an. Kein weiterer Handlungsbedarf.
Szenario 2: Ausgangsvermerk kommt verspätet
Sie berücksichtigen die Ausfuhrlieferung im folgenden Voranmeldungszeitraum. Keine Berichtigung erforderlich, aber die verzögerte Verrechnung kann sich auf den Cashflow auswirken.
Szenario 3: Kein Ausgangsvermerk - 19% USt erforderlich
Sie erklären 19% USt. Nach späterem Erhalt des Ausgangsvermerks berichtigen Sie die Voranmeldung. Bis dahin ist die USt-Zahlung „eingefroren“ - bei größeren Geschäften kann dies ein erheblicher Betrag sein.
Szenario 4: Ausgangsvermerk wird nie erhalten
Wenn weder der Ausgangsvermerk noch ein anderer Ausfuhrnachweis beschafft werden kann, bleibt der 19%-Satz endgültig. Die verlorene USt-Befreiung wird zum Kostenfaktor für den Exporteur.
Häufig gestellte Fragen zum Ausfuhrnachweis und USt
Was ist die Rechtsgrundlage für die USt-Befreiung bei Ausfuhrlieferungen?
Die EU-Grundlage ist Art. 146(1)(a) der Richtlinie 2006/112/EG (Mehrwertsteuerrichtlinie). In Deutschland wird dies durch §4 Nr. 1a UStG (Steuerbefreiung) in Verbindung mit §6 UStG (Ausfuhrlieferung) und §§8-17 UStDV (Nachweispflichten) umgesetzt.
Brauche ich den Ausgangsvermerk für die USt-Befreiung?
Der Ausgangsvermerk ist der Standardnachweis, den das Finanzamt akzeptiert. Wenn seine Beschaffung unmöglich ist, können gemäß §13 UStDV und Art. 335 Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 alternative Belege vorgelegt werden. Die Entscheidung trifft das zuständige Finanzamt. Lassen Sie sich steuerlich beraten.
Was tun, wenn die USt-Voranmeldung ohne Ausgangsvermerk abgegeben wurde?
Nach Erhalt des Ausfuhrnachweises können Sie die USt-Voranmeldung berichtigen. Die Berichtigungsfrist beträgt 4 Jahre (§169 Abs. 2 AO). Einzelheiten hängen von Ihrer konkreten Situation ab - lassen Sie sich steuerlich beraten.
Siehe auch: Ausgangsvermerk fehlt - was tun? | MRN-Status prüfen | MRN schließen Rotterdam
Rechtsgrundlage: Art. 146(1)(a) Richtlinie 2006/112/EG (Mehrwertsteuerrichtlinie); §4 Nr. 1a UStG (Steuerbefreiung); §6 UStG (Ausfuhrlieferung); §§8-17 UStDV (Nachweispflichten); §13 UStDV (Belegnachweis); Art. 335 Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447; §233a AO (Nachzahlungszinsen, 0,15% pro Monat); §169 Abs. 2 AO (Festsetzungsfrist). Artikel aktualisiert: April 2026.