Abgelaufene MRN nach 11 Monaten

Ausgangslage

Eine Zollagentur führte ein internes Audit offener Ausfuhranmeldungen durch. Dabei stellte sie fest, dass eine Anmeldung - betreffend den Export von Industriemaschinen über Rotterdam - seit 11 Monaten offen war.

Das zuständige Finanzamt hatte im Rahmen einer Routinekontrolle bereits eine Aufforderung zur Erklärung des fehlenden Ausfuhrnachweises an den Exporteur gerichtet. Ohne den Ausgangsvermerk konnte das Unternehmen nicht nachweisen, dass die Ware tatsächlich das Zollgebiet der EU verlassen hatte - und damit stand die Umsatzsteuerbefreiung gemäß §4 Nr. 1a UStG auf dem Spiel.

Der Exportwert betrug über 380.000 EUR. Eine eventuelle Umsatzsteuerkorrektur hätte die Zahlung der geschuldeten Steuer zuzüglich Zinsen bedeutet - eine erhebliche finanzielle Belastung für den Exporteur.

Komplikation

Bei der ersten Analyse stellte sich heraus, dass der Container in Rotterdam von einem Schiff auf ein anderes umgeladen worden war (Transhipment). Die Reederei hatte den Beladeplan geändert, und der Container verließ den Hafen auf einem anderen Schiff als ursprünglich geplant. Die Daten im niederländischen Hafensystem waren nicht aktualisiert worden - das System wartete immer noch auf die Verladung des Containers auf ein Schiff, das den Hafen längst verlassen hatte.

Hinzu kam, dass aufgrund des Zeitablaufs (mehr als 150 Tage seit dem Datum der Ausfuhranmeldung) die Ausfuhrzollstelle bereits ein Nachforschungsersuchen (Enquiry) eingeleitet hatte. Der standardmäßige Weg der automatischen MRN-Schließung war nicht mehr verfügbar - eine manuelle Intervention und Koordination mit der niederländischen Ausgangszollstelle war erforderlich.

Unser Vorgehen

Der Fall erforderte gleichzeitiges Handeln auf mehreren Ebenen. So sind wir vorgegangen:

1. Rekonstruktion der Container-Historie - wir verfolgten die vollständige Route des Containers: Verladung im Inland, Transport nach Rotterdam, Umladung auf ein anderes Schiff, Verlassen des Hafens. Wir bestätigten, dass die Ware tatsächlich das Zollgebiet der EU verlassen hat.
2. Beschaffung des archivierten Schiffsmanifests - wir beschafften die Daten aus dem Manifest des Schiffes, auf das der Container tatsächlich verladen wurde. Das Manifest bestätigte Datum und Umstände des Warenausgangs.
3. Aktualisierung der Daten im Hafensystem - wir korrigierten die Informationen im niederländischen Hafensystem und ersetzten die Daten des ursprünglichen Schiffes durch die Daten des Schiffes, auf das der Container tatsächlich verladen wurde.
4. Koordination mit der niederländischen Zollbehörde - aufgrund der Überschreitung der 150-Tage-Frist und des eingeleiteten Nachforschungsersuchens war eine direkte Kommunikation mit der niederländischen Ausgangszollstelle erforderlich, um den Warenausgang rückwirkend zu bestätigen.
5. Zustellung des Ausgangsvermerks - nach Schließung der MRN im Zollsystem wurde der Ausgangsvermerk generiert und sowohl an den Kunden als auch an die Ausfuhrzollstelle übermittelt.

Ergebnis

Die MRN wurde rückwirkend geschlossen - die niederländische Zollbehörde bestätigte den Warenausgang auf Grundlage der aktualisierten Hafendaten und des Schiffsmanifests. Der Ausgangsvermerk wurde generiert und an den Kunden sowie an das zuständige Finanzamt übermittelt.

Dank des schnellen Handelns konnte der Exporteur eine Umsatzsteuerkorrektur und die damit verbundenen Zinsen vermeiden. Der gesamte Prozess - von der Auftragserteilung bis zur Zustellung des Ausgangsvermerks - dauerte 8 Werktage. Länger als üblich, da die Koordination mit der Zollbehörde und die Beschaffung archivierter Daten erforderlich waren.