47 Container in Hamburg

Ausgangslage

Ein Produktionsunternehmen aus Mitteleuropa exportierte Industriegüter an Empfänger in Asien. Die Waren verließen die EU über den Hafen Hamburg - einen der größten Container-Knotenpunkte Europas.

Der Zollagent hatte die Ausfuhranmeldungen korrekt im nationalen Ausfuhrsystem erstellt. Die Anmeldungen erhielten MRN-Nummern und wurden an das deutsche ATLAS-System als indirekte Ausfuhranmeldungen übermittelt. Das Problem bestand darin, dass der Zollagent die Registrierung des Exports im Hamburger Hafensystem versäumt hatte. Ohne diese Registrierung konnte das Terminal nicht bestätigen, dass die Container auf Schiffe verladen wurden und den Hafen verlassen hatten.

Im Ergebnis blieben 47 MRN-Nummern offen. Das Unternehmen erhielt für keinen dieser Container den Ausgangsvermerk, was die Anwendung der Umsatzsteuerbefreiung für Ausfuhrlieferungen gemäß §4 Nr. 1a UStG bei einem Exportwert von über 2 Mio. EUR blockierte.

Komplikation

Der Kunde wandte sich an uns, als die ältesten nicht geschlossenen MRN bereits über 5 Monate alt waren. Einige Container waren bereits Wochen zuvor ausgelaufen, und die Schiffsmanifeste für diese Fahrten waren bereits ins Archiv überführt worden. Das bedeutete, dass das standardmäßige automatische Matching der MRN mit den Hafendaten nicht mehr funktionieren konnte - wir mussten die historischen Daten rekonstruieren.

Erschwerend kam hinzu, dass mehrere Container im Rahmen einer Änderung des Beladeplans durch die Reederei auf andere Schiffe umgeladen worden waren (Transhipment). Die Daten zum tatsächlichen Ausgangsschiff wichen von den Buchungsdaten ab.

Unser Vorgehen

Wir begannen unmittelbar nach Erhalt der MRN-Liste und der Transportdokumente mit der Bearbeitung. Der Prozess umfasste folgende Schritte:

1. Prüfung jeder einzelnen MRN - Überprüfung des aktuellen Status aller 47 Ausfuhranmeldungen im Zollsystem, Identifikation der Blockadeursache für jede einzelne.
2. Rekonstruktion archivierter Manifestdaten - für Container, die bereits Monate zuvor ausgelaufen waren, mussten wir archivierte Daten aus Schiffsmanifesten beschaffen und die tatsächlichen Verladedaten sowie Schiffsnamen bestätigen.
3. Korrektur der Umladungsdaten - bei Containern, die das Schiff gewechselt hatten, aktualisierten wir die Informationen im Hafensystem, damit sie den tatsächlichen Transportverlauf widerspiegelten.
4. Massenregistrierung im Hafensystem - nach Zusammenstellung und Verifizierung der Daten registrierten wir den Export für jeden Container im Hamburger Hafensystem.
5. Überwachung der Statusmeldungen - wir verfolgten die Verarbeitung jeder Anmeldung und reagierten auf Ablehnungen oder Aufforderungen zur Datenergänzung.

Ergebnis

45 von 47 MRN wurden innerhalb von 5 Werktagen geschlossen. Das Unternehmen erhielt den Ausgangsvermerk für jeden geschlossenen Container, was die Anwendung der Umsatzsteuerbefreiung und die Abrechnung mit dem Finanzamt ermöglichte.

Die verbleibenden 2 MRN erforderten die Einleitung eines Nachforschungsersuchens (Enquiry) - in diesen Fällen wiesen die Daten im Schiffsmanifest Unstimmigkeiten auf, die in Abstimmung mit der Reederei geklärt werden mussten. Auch diese Fälle wurden letztendlich abgeschlossen, benötigten jedoch weitere 2 Wochen.