Nachforschungsersuchen bei offener Ausfuhr - 90-Tage-Frist (Art. 335 IA 2015/2447)
Das Nachforschungsersuchen (englisch: enquiry procedure) ist ein formelles Zollverfahren gemäß Art. 335 Abs. 1 der Durchführungsverordnung (IA) 2015/2447 zum Unionszollkodex. Das Ausfuhrzollamt kann den Anmelder zur Auskunft auffordern, wenn nach 90 Tagen ab Überlassung der Waren keine Mitteilung über den Warenausgang vorliegt. In diesem Artikel erklären wir das Verfahren, die einschlägigen Fristen und was Sie tun können, wenn der Ausgangsvermerk ausbleibt.
Was ist ein Nachforschungsersuchen?
Das Nachforschungsersuchen (englisch: „enquiry procedure“) ist ein formelles Zollverfahren, das eingeleitet wird, wenn der Ausgangsvermerk für eine Ausfuhr nicht automatisch erteilt wurde.
Die Rechtsgrundlage ist Art. 335 der Durchführungsverordnung (IA) 2015/2447 zum Unionszollkodex (UZK). Das Verfahren dient dazu, den Verbleib der Ware amtlich zu klären und - wenn der Warenausgang bestätigt werden kann - den Ausgangsvermerk nachträglich zu erteilen.
Ohne Nachforschungsersuchen bleiben offene Ausfuhren dauerhaft ungeschützt - mit der Folge, dass der Exporteur keinen Ausfuhrnachweis für die Umsatzsteuer hat.
Frist für das Nachforschungsersuchen (90 Tage)
Art. 335 Abs. 1 der Durchführungsverordnung (IA) 2015/2447 bestimmt, dass das Ausfuhrzollamt den Anmelder zur Auskunft auffordern kann, wenn nach 90 Tagen ab Überlassung der Waren keine Mitteilung über den Warenausgang erfolgt ist. Dies ist eine Kann-Vorschrift, keine Pflicht des Zolls.
| Merkmal | Wert |
|---|---|
| Frist für die Einleitung durch das Zollamt | 90 Tage ab Überlassung (Art. 335 Abs. 1 IA 2015/2447) |
| Charakter der Befugnis | Fakultativ („kann“) |
| Antwortfrist des Ausgangszollamts | 10 Tage (Art. 335 Abs. 3 IA 2015/2447) |
| Maximale Gültigkeit der Ausfuhranmeldung | 150 Tage (Art. 248 Abs. 2 DA 2015/2446) |
| Initiative des Anmelders | Jederzeit möglich (Art. 335 Abs. 2-3 IA 2015/2447) |
Wichtig: Die 90-Tage-Frist betrifft die Befugnis des Zolls, von Amts wegen eine Nachforschung einzuleiten. Der Anmelder muss aber nicht 90 Tage abwarten - gemäß Art. 335 Abs. 2 und 3 IA kann er das Ausfuhrzollamt jederzeit nach Überlassung der Waren von sich aus informieren oder den Nachweis des Warenausgangs verlangen. In der Praxis sollten Sie deutlich früher handeln, parallel zur Intervention im Hafensystem.
Wann sollte ein Nachforschungsersuchen eingeleitet werden?
Ein Nachforschungsersuchen ist sinnvoll, wenn:
- Sie wissen, dass die Ware das EU-Zollgebiet physisch verlassen hat, aber kein Ausgangsvermerk generiert wurde
- Die direkte Klärung über das Hafensystem nicht erfolgreich war
- Die Ausfuhr im ATLAS-System als „offen“ angezeigt wird
- Sich die 150-Tage-Frist nähert, nach deren Ablauf das Zollamt die Ausfuhranmeldung gemäß Art. 248 Abs. 2 DA 2015/2446 für ungültig erklären kann
Wichtig: Leiten Sie das Nachforschungsersuchen nicht zu spät ein. Nach Ablauf der 150-Tage-Gültigkeit kann die Ausfuhranmeldung für ungültig erklärt werden - die Erlangung des Ausgangsvermerks wird dann erheblich schwieriger. Wir empfehlen, deutlich vor der 90-Tage-Frist aktiv zu werden.
Ablauf des Nachforschungsverfahrens
Das Nachforschungsersuchen folgt einem strukturierten Ablauf. Wichtig: Nachfolgend beschreiben wir, was im Verfahren geschieht - nicht, wie Sie es selbst technisch umsetzen. Die Durchführung erfordert spezialisierte Kenntnisse und Systemzugänge.
Antrag beim Ausfuhrzollamt
Der Ausführer oder sein bevollmächtigter Vertreter stellt beim Ausfuhrzollamt einen formellen Antrag auf Nachforschung. Dem Antrag sind die MRN, die Ausfuhranmeldung und alle verfügbaren Nachweise zum Warenausgang beizufügen.
Kommunikation mit dem Ausgangszollamt
Das Ausfuhrzollamt kontaktiert das Ausgangszollamt (in der Regel die Zollstelle am Ausgangshafen) und fragt den Status des Warenausgangs ab. Bei Seehafenausfuhren wird auch die Meldung des Hafensystems überprüft.
Klärung des Sachverhalts
Das Ausgangszollamt prüft seine Unterlagen und die Hafenmeldungen. Wenn der Warenausgang bestätigt werden kann, wird die Ausgangsmeldung nachträglich im System erfasst.
Ergebnis
Im besten Fall wird der Ausgangsvermerk nachträglich erteilt. Ist das nicht möglich, kann ein Alternativ-Ausgangsvermerk ausgestellt oder auf Alternativbelege verwiesen werden.
Alternativbelege und Alternativ-Ausgangsvermerk
Wenn das Nachforschungsverfahren ergibt, dass der reguläre Ausgangsvermerk nicht erteilt werden kann (z.B. weil die Hafenmeldung unwiderruflich verloren ist), gibt es zwei Ausweichmöglichkeiten:
Alternativ-Ausgangsvermerk
Das Ausfuhrzollamt kann einen Alternativ-Ausgangsvermerk ausstellen, wenn der Warenausgang anderweitig glaubhaft gemacht werden kann (Art. 335 Abs. 4 IA 2015/2447). Dieser Vermerk hat steuerlich die gleiche Wirkung wie der reguläre Ausgangsvermerk, wird aber vom Finanzamt tendenziell kritischer geprüft.
Alternativbelege gemäß UStDV
Als weitere Möglichkeit akzeptiert das Finanzamt Alternativbelege gemäß §9-10 UStDV:
- Bill of Lading mit „on board“-Vermerk
- Spediteurbescheinigung über die Ausfuhr
- CMR-Frachtbrief mit Empfangsbestätigung
- Bescheinigung der Industrie- und Handelskammer
Empfehlung: Der reguläre Ausgangsvermerk bietet immer die höchste Rechtssicherheit. Beauftragen Sie einen spezialisierten Dienstleister, der alle Möglichkeiten ausschöpft, bevor auf Alternativbelege zurückgegriffen wird.
Kontakt mit der Ausgangszollstelle
Ein wesentlicher Bestandteil des Nachforschungsverfahrens ist die Kommunikation mit der Ausgangszollstelle - in der Regel die Zollstelle am Seehafen, über den die Ware verschifft wurde.
Bei Ausfuhren über deutsche Häfen sind dies typischerweise:
- Zollamt Hamburg-Hafen für Hamburg
- Zollamt Bremerhaven für Bremerhaven
- Zollamt Wilhelmshaven für Wilhelmshaven
Bei Ausfuhren über ausländische Häfen wie Rotterdam oder Antwerpen wird die Kommunikation länderübergreifend - das Ausfuhrzollamt in Deutschland muss die Zollbehörde des Ausgangsstaates kontaktieren. Dies verzögert das Verfahren zusätzlich und macht die Beauftragung eines erfahrenen Dienstleisters mit internationalen Kontakten besonders sinnvoll.
Warum einen Dienstleister beauftragen?
Das Nachforschungsersuchen ist ein technisch und rechtlich anspruchsvolles Verfahren, das spezialisierte Kenntnisse erfordert:
- Systemzugänge - Klärung der Ursache erfordert oft Zugang zu den Hafensystemen (EMP/ZAPP, BHT, WHT, Portbase, APCS), über den Einzelunternehmen in der Regel nicht verfügen
- Zollkontakte - Direkte Kontakte zu den relevanten Ausgangszollstellen beschleunigen das Verfahren erheblich
- Dokumentationserfahrung - Die Qualität der eingereichten Unterlagen hat direkten Einfluss auf den Erfolg und die Dauer des Verfahrens
- Internationale Expertise - Bei Ausfuhren über ausländische Häfen ist Kenntnis der jeweiligen nationalen Verfahren unerlässlich
Ein spezialisierter Dienstleister kann das Nachforschungsersuchen in der Regel deutlich schneller und mit höherer Erfolgsquote durchführen als interne Abteilungen. Die Kosten stehen in keinem Verhältnis zu den möglichen Umsatzsteuernachzahlungen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Nachforschungsersuchen bei Ausfuhren?
Ein formelles Zollverfahren gemäß Art. 335 IA 2015/2447, das eingeleitet wird, wenn der Ausgangsvermerk nicht automatisch erteilt wurde. Das Ausfuhrzollamt kontaktiert das Ausgangszollamt, um den Warenausgang amtlich zu klären.
Ab wann kann ein Nachforschungsersuchen eingeleitet werden?
Gemäß Art. 335 Abs. 1 IA 2015/2447 kann das Ausfuhrzollamt den Anmelder zur Auskunft auffordern, wenn nach 90 Tagen ab Überlassung der Waren keine Mitteilung über den Warenausgang vorliegt. Die 90-Tage-Frist gilt seit Inkrafttreten des UZK. Der Anmelder kann sich aber auch früher von sich aus an das Ausfuhrzollamt wenden (Art. 335 Abs. 2-3 IA).
Was ist ein Alternativ-Ausgangsvermerk?
Ein vom Ausfuhrzollamt ausgestellter Vermerk gemäß Art. 335 Abs. 4 IA 2015/2447, wenn der reguläre Ausgangsvermerk nicht erteilt werden kann, aber der Warenausgang anderweitig nachgewiesen wurde. Er gilt als Ausfuhrnachweis, hat aber eingeschränkteren Beweiswert.
Welche Unterlagen brauche ich?
MRN des Ausfuhrvorgangs, Ausfuhranmeldung, Angaben zum Ausgangshafen und Verschiffungsdatum, ggf. Bill of Lading oder Frachtbriefe sowie alle verfügbaren Informationen zum physischen Warenausgang.
Wie lange dauert das Verfahren?
Von wenigen Tagen bis zu mehreren Wochen - abhängig von der Komplexität, der Reaktionszeit des Ausgangszollamtes und der Dokumentationsqualität. Ein spezialisierter Dienstleister kann das Verfahren durch direkte Kontakte deutlich beschleunigen.
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