Ausgangsvermerk fehlt - was tun, wenn der Ausfuhrnachweis nicht vorliegt?

Ihre Ware ist beim Käufer angekommen, aber der Ausgangsvermerk fehlt? Dies ist eines der häufigsten Probleme bei der indirekten Ausfuhr - wenn die Ausfuhranmeldung in einem EU-Mitgliedstaat eingereicht wurde, die Ware aber über einen Hafen in einem anderen Mitgliedstaat die EU verlassen hat. Ein fehlender Ausgangsvermerk bedeutet nicht, dass die Ware in der EU geblieben ist. In der Regel liegt ein Fehler oder eine Verzögerung in der Kette der Zollmeldungen vor.

Warum ist der Ausgangsvermerk so wichtig?

Der Ausgangsvermerk (in Polen: CC599C) ist der offizielle Ausfuhrnachweis, der vom ATLAS-System erzeugt wird, wenn das Ausfuhrverfahren abgeschlossen ist. Er ist aus zwei Gründen entscheidend:

1. Zollrechtliche Bestätigung - er beweist, dass die Waren das EU-Zollgebiet verlassen haben und schließt das Ausfuhrverfahren im Zollsystem ab.
2. Steuerliche Bestätigung - er ist der primäre Beleg für die Umsatzsteuerbefreiung von Ausfuhrlieferungen gemäß §4 Nr. 1a UStG in Verbindung mit §6 UStG (Ausfuhrlieferung) und Art. 146(1)(a) der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie.

Ohne Ausgangsvermerk (oder einen anderen zulässigen Beleg - dazu weiter unten) muss der Exporteur die reguläre Umsatzsteuer von 19% auf die Ausfuhrlieferung abführen.

Wer ist für die MRN-Schließung und den Ausgangsvermerk zuständig?

Die MRN-Schließung erfolgt automatisch - ein Antrag des Exporteurs ist nicht erforderlich. Die Verantwortung verteilt sich auf mehrere Beteiligte:

• Frachtführer / Hafenterminal - zuständig für die Übermittlung von IE507 (Gestellung der Waren) und IE590 (Ausgangsmeldung) an die Ausgangszollstelle.
• Ausgangszollstelle (z. B. Rotterdam, Hamburg) - verarbeitet IE507/IE590 und sendet IE518 an die Ausfuhrzollstelle.
• Ausfuhrzollstelle (z. B. Hauptzollamt in Deutschland) - erzeugt auf Basis von IE518 den Ausgangsvermerk und übermittelt ihn an den Anmelder.

Am häufigsten liegt das Problem am ersten Glied - der Frachtführer oder das Terminal hat die IE590-Meldung nicht eingereicht, sodass die gesamte Kette nicht gestartet wurde.

Schritt für Schritt - was tun bei fehlendem Ausgangsvermerk

Schritt 1: MRN-Status prüfen (Tag 1-7 nach Verladung)

Bevor Sie handeln, stellen Sie sicher, dass genügend Zeit vergangen ist. Der übliche Zeitraum von der Verladung bis zum Ausgangsvermerk beträgt 2-5 Werktage. Prüfen Sie den Status:

• Im ATLAS-System (über Ihre Zollsoftware)
• Bei Ihrem Zollagenten / Vertreter
• Im Hafensystem des Ausgangshafens (Rotterdam, Hamburg, Bremerhaven)

Ausführlich: MRN-Status prüfen - alle Methoden

Schritt 2: Spediteur kontaktieren (Tag 7-14)

Wenn der Ausgangsvermerk nach 7-10 Werktagen nicht vorliegt, kontaktieren Sie den Spediteur oder Zollagenten am Ausgangshafen. Fragen Sie:

• Wurde der Container auf das geplante Schiff verladen?
• Wurden IE507 und IE590 an das Zollsystem übermittelt?
• Wurde die korrekte MRN im Hafensystem hinterlegt?

Schritt 3: Ausgangsbelege sammeln (Tag 14-30)

Bereiten Sie Dokumente vor, die den physischen Warenausgang belegen:

• Konnossement (Bill of Lading / B/L) oder anderes Transportdokument (CMR, AWB)
• Lieferbestätigung des Käufers im Drittland
• Track & Trace des Frachtführers mit Zustellbestätigung
• Schiffsmanifest mit Containernummer
• Zolldokumente des Drittlands (z. B. Einfuhrzollanmeldung)

Schritt 4: Nachforschungsersuchen stellen

Wenn der Ausgangsvermerk weiterhin fehlt, stellen Sie ein Nachforschungsersuchen beim zuständigen Ausfuhrzollamt gemäß Art. 335 Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447. Gemäß Art. 335 Abs. 1 IA kann das Ausfuhrzollamt den Anmelder von Amts wegen zur Auskunft auffordern, wenn nach 90 Tagen ab der Überlassung der Waren (IE529) keine Mitteilung über den Warenausgang vorliegt. Der Anmelder kann sich aber auch früher von sich aus an das Ausfuhrzollamt wenden (Art. 335 Abs. 2-3 IA).

Das Ersuchen sollte enthalten:

• MRN-Nummer
• Datum und Ort der Verladung
• Bezeichnung der Ausgangszollstelle (Hafen)
• Gesammelte Ausgangsbelege

Schritt 5: Entscheidung abwarten (2-8 Wochen)

Das Ausfuhrzollamt prüft die Belege, kontaktiert die Ausgangszollstelle und trifft eine Entscheidung:

• MRN-Schließung - Ausgangsvermerk wird erzeugt
• Weitere Untersuchung - zusätzliche Belege erforderlich
• Invalidierung der Anmeldung - wenn die Waren die EU nicht verlassen haben (Art. 248 Abs. 2 Delegierte Verordnung (EU) 2015/2446)

Wichtige Fristen

• 90 Tage ab IE529 - Frist, nach der das Ausfuhrzollamt von Amts wegen ein Nachforschungsersuchen einleiten kann (Art. 335 Abs. 1 DVO 2015/2447). Der Anmelder kann jederzeit früher selbst tätig werden (Art. 335 Abs. 2-3 IA).
• 150 Tage ab IE529 - Frist für die Invalidierung der Anmeldung, wenn die Waren nicht ausgegangen sind (Art. 248 Abs. 2 DA 2015/2446)
• USt-Voranmeldung - der Ausfuhrnachweis muss vor Abgabe der USt-Voranmeldung für den jeweiligen Voranmeldungszeitraum vorliegen
• 4 Jahre - Festsetzungsverfahrensfrist für USt-Berichtigungen (§169 Abs. 2 AO)

Mehr zu USt-Fristen: Ausfuhrnachweis und Umsatzsteuer

Was tun, wenn die USt-Frist verpasst wurde?

Wenn der Ausgangsvermerk nicht rechtzeitig vor Abgabe der USt-Voranmeldung vorliegt:

1. Sie müssen die Lieferung mit dem regulären USt-Satz von 19% erklären - die Steuerbefreiung gemäß §4 Nr. 1a UStG entfällt.
2. Nach späterem Erhalt des Ausgangsvermerks können Sie die USt-Voranmeldung berichtigen und die überzahlte Umsatzsteuer geltend machen.
3. Die Berichtigung ist innerhalb der Festsetzungsfrist möglich (§169 Abs. 2 AO - 4 Jahre).

Wie können wir helfen?

Wir sind spezialisiert auf die Schließung von MRN, die nicht automatisch geschlossen wurden - insbesondere bei der indirekten Ausfuhr über Rotterdam, Hamburg, Antwerpen und Bremerhaven.

Unsere Leistungen:

• Diagnose der Ursache des fehlenden Ausgangsvermerks
• Kommunikation mit den Hafensystemen
• Kommunikation mit ausländischen Zollbehörden
• Sammlung und Aufbereitung der Ausgangsbelege
• Koordination des Nachforschungsersuchens mit dem Hauptzollamt
• Beschaffung des Ausgangsvermerks

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Rechtsgrundlage: Art. 335 Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 (Nachforschungsersuchen); Art. 248 Abs. 2 Delegierte Verordnung (EU) 2015/2446 (150-Tage-Invalidierung); §4 Nr. 1 Buchst. a UStG, §6 UStG, §§8-12 UStDV (Ausfuhrnachweis), §13 UStDV (Belegnachweis); §233a AO (Nachzahlungszinsen); §169 Abs. 2 AO (Festsetzungsfrist). Artikel aktualisiert: April 2026.